Certificering
Enhver god forretning skal kunne garantere for den kvalitet, der leveres. Produkter, tjenester, personale og processer skal overholde alle love og foreskrifter vedrørende sikkerhed, effektivitet, kontrol og bæredygtighed.
Dette kan være en helt naturligt forudsætning for dig, men at overbevise dine nuværende eller potentielle kunder og samarbejdspartnere om dine gode hensigter har stor betydning.
Kiwa hjælper dig med certificering for at understrege din høje kvalitet.
Hvad Kiwa kan gøre for dig
Vores certifikater og rapporter tilbyder pålidelige, objektive og internationalt anerkendte beviser for, at du overholder alle kvalitetsnormer (standarder). Desuden giver de din virksomhed et varigt kvalitetsincitament. Certificering forøger dit firmas troværdighed ved at demonstrere, at dit produkt, service, ledelsessystem eller medarbejdere lever op til dine kunders krav. I nogle tilfælde kan certificering endog kræves ved lov eller kontrakt.
Vi kan hjælpe dig med at gøre din virksomheds kvalitetsværdier synlige for verden og med at gøre en positiv forskel på nationale og internationale markeder. Kiwa certifikater er et pålideligt bevis på, at du overholder lovgivning og bestemmelser.
Mere end bare certificering
Kiwa’s ydelser strækker sig ud over blot udstedelse af certifikater. Kiwa kan - i samarbejde med uafhængige eksperter - også foretage inspektioner og undersøgelser inden for risikostyring, miljølovgivning, arbejdsmiljø og sikkerhedsspørgsmål vedrørende dine produkter og ydelser. Vores kombinerede viden om love og forskrifter samt teknologi sikrer dig en upartisk og grundig evaluering, der lever op til dine forventninger og den krævede norm. Med Kiwa’s input vil din virksomhed være bedre rustet til fremtiden.
Er du interesseret i certificeringstjenester?
Kiwa tilbyder en bred vifte af certificeringstjenester. Du kan få en komplet oversigt over vores certificeringstjenester på vores globale websted (engelsk).
Certificeringsprocessen
Anmodning om certificering
Virksomheden informerer Kiwa om virksomhedens forretningsområde og størrelse, hvad angår ydelser, som danner grundlaget for Kiwa's tilbud og enhver anden følgende aftale. Virksomheden skal oplyse Kiwa om forhold vedr. myndighedsgodkendelser og autorisationer til de produkter/ydelser, virksomheden tilbyder. Et underskrevet tilbud returneret til Kiwa er accept af, at certificeringen kan påbegyndes.
Kiwa skal udføre ydelserne under reglerne for den pågældende akkrediteringsordning.
Afslag på certificering
Der kan gives afslag på certificering. Såfremt dette sker, vil kunden blive skriftligt informeret om årsag hertil.
Præ-audit
Dette er en frivillig audit (ikke normal medtaget i et tilbud), hvor virksomhedens ledelsessystem bliver gennemgået på områder aftalt med virksomheden. Kiwa udarbejder herudfra en rapport, der indeholder de punkter, der kan forbedres inden certificeringen.
Fase 1
Formålet med fase 1 er:
Afklaring af ledelsessystemets omfang (organisatorisk/fysisk)
At sikre, at virksomheden har planlagt ledelsessystemet i overensstemmelse med krav herunder, at ledelsessystemet er dokumenteret i overensstemmelse med krav
Etablering af grundlag for planlægning og gennemførelse af fase 2
Fase 1 omfatter en gennemgang af systemdokumentationen og evt. et besøg hos virksomheden.
Fase 1 besøget rapporteres til virksomheden med angivelse af eventuelle problemområder og forbedringsområder. Korrektioner/ korrigerende handlinger skal være behandlet og lukket af virksomheden før fase 2 besøget.
I passende tid forud for fase 2 besøget modtager virksomheden en plan for gennemførelse af fase 2 besøget.
Fase 2
Formålet med fase 2 certificeringsaudit er at bedømme:
Om virksomhedens ledelsessystem er indarbejdet i overensstemmelse med krav
Om virksomhedens ledelsessystemer implementeret og effektivt
Om virksomhedens ledelsessystem kan realisere virksomhedens politik og målsætninger
Virksomheden har pligt til:
At forsyne auditteamet med informationer som gør det muligt at bedømme, om virksomhedens ledelsessystem er dokumenteret i overensstemmelse med krav
At give auditteamet adgang til faciliteter, personale og registreringer, således at teamet kan verificere, at virksomhedens system er indarbejdet og vedligeholdt
At samarbejde med auditteamet ved behandling af afvigelser.
Auditbesøget gennemføres i overensstemmelse med Kiwa’s procedurer og vil indeholde følgende elementer:
Indledende møde med virksomhedens øverste ledelse for at bekræfte gyldighedsområdet for certificeringen og tydeliggøre rapporteringsmetoden samt praktiske informationer omkring forløbet for fase 2. Mødet kan omfatte en kort rundvisning på virksomheden, hvis dette ikke tidligere har fundet sted. På mødet deltager de guider, der skal ledsage auditorerne
Auditering af virksomhedens processer ved interview af ledelse og medarbejdere
Afsluttende møde, hvor auditresultater præsenteres for virksomhedens øverste ledelse
På det afsluttende møde vil ledende auditor:
Præsentere auditresultater – herunder positive observationer, eventuelle afvigelser og forbedringsområder – med henvisning til krav
Drøfte behovet for eventuelle korrektioner/korrigerende handlinger med virksomheden
Præsentere forslag til tidsramme for behandling af eventuelle afvigelser
Afvigelse
Dokumentation for eventuelle afvigelser og problemområder modtages af virksomheden ved afsluttende møde.
Dokumentation for virksomhedens behandling af rejste afvigelser/problemområder fremsendes til Kiwa Inspecta iht. fastlagt tidsramme – maksimalt 90 dage.
Det kan forekomme, at Kiwa Inspecta må gennemføre opfølgende besøg på virksomhedens anlægsområde med henblik på verifikation af korrektioner/korrigerende handlinger.
Korrektioner/korrigerende handlinger verificeres af Kiwa således:
Fase 1 besøg: Verifikation før fase 2 audit
Fase 2 besøg: Verifikation før sagsverifikation og certifikatudstedelse
Overvågningsbesøg: Verifikation inden for 90 dage
Recertificeringsaudit: Verifikation før sagsverifikation og certifikatudstedelse
Korrektioner og korrigerende handlinger skal være gennemført og verificeret inden for 90 dage efter afvigelser eller problemområder er rejst af Kiwa.
Ved meddelelse af store og kritiske afvigelser foretages en vurdering af om certificeringen kan opretholdes i perioden, hvor afvigelsen(-erne) behandles.
Hvis verifikation ikke kan gennemføres inden for 90 dage forbeholder Kiwa sig ret til at gennemføre ny bedømmelse, som kan omfatte besøg på virksomhedens anlægsområde.
Udstedelse af certifikat
Kiwa udsteder certifikatet, når alle korrigerende handlinger er accepteret. På certifikatet fremgår hvilken standard/bekendtgørelse, som virksomheden er certificeret efter.
Sammen med certifikatet kan virksomheden modtage Kiwa logo. Virksomheden er berettiget til at bruge certifikatet og evt. logoet i reklamemæssigt øjemed. Virksomheden kan bruge det pågældende logo på visitkort, brevpapir og andet reklame og brochuremateriale. Ønsker virksomheden at anvende logo andre steder, skal Kiwa godkende dette. Kiwa vil auditere brugen af logoet på vedligeholdelsesbesøgene. DANAK's logo må ikke bruges eller gengives på andet end det fremsendte godkendte certifikat.
Ved henvisning til certificeringsstatus, kræver Kiwa følgende betingelser overholdt af virksomheden
Erklæring om certificering skal være korrekt
Brug af certificeringsdokumentet, eller dele af det, må ikke kunne give anledning til misvisning
Tilbagetrækkes certificeringen, må virksomheden ikke længere henvise til den f.eks. i reklamemateriale
Ved Indskrænkning af certificeringsområdet skal virksomhedens reklamemateriale rettes
Virksomheden må ikke henvise til sin systemcertificering, hvis det kan tolkes som dækning af et produkt eller en ikke-certificeret proces
Virksomheden må ikke give indtryk af at certificeringen dækker mere end reelt er certificeret
Certificeringen må ikke bruges på en måde der kan bringe Kiwa og / eller certificeringssystemet i miskredit og mindske offentlighedens tillid til certificeringen
Opretholdelse af certifikat
Kiwa skal foretage vedligeholdelsesbesøg for at sikre, at virksomhedens certificering bliver opretholdt. Hvert 3. år foretages en recertificering, og certifikatet fornyes. Virksomheden er forpligtet til omgående at informere Kiwa, hvis virksomhedens produkter/ydelser eller organisationen bliver ændret i et omfang, som vil have indflydelse på virksomhedens ledelsessystem og som vil bevirke ændringer på deres certifikat. Dette kan være ændringer af afdelinger, ekstra afdelinger, faste skiftehold, procesændringer, ændre af ejerskab, ændring i gyldighedsområde m.m. Kiwa vil herefter foretage de nødvendige foranstaltninger, f.eks. et ekstra besøg og/eller ændre certifikatet.
Suspendering, tilbagetrækning eller annullering af certifikat
Suspendering, tilbagetrækning, ændring af standard eller indskrænkning af certificeringens gyldighedsområde.
Tilbagetrækning af et certifikat er en sag som kun Kiwa Inspectas ledelse kan afgøre. Kiwa vil suspendere eller tilbagetrække en certificering hvis f.eks.:
Virksomheden går konkurs
Virksomheden overtages af anden virksomhed som ikke ønsker at videreføre certificeringen
Betaling for besøg og/eller opfølgningsbesøg sker ikke
Afvigelser er efter gentagende henvendelse ikke lukket
Systemet er efter gentagende opfølgningsbesøg ikke vedligeholdt
Virksomheden ikke tillader gennemførelse af audit med de krævede intervaller
Virksomheden frivillig beder om suspendering
Virksomheden gøres skriftligt opmærksom på konsekvenserne af suspenderingen, og skal skriftligt afstå fra at markedsføre sig som certificeret.
Virksomheden gøres skriftligt opmærksom på at alle reklamedokumenter samt hjemmesider mm. skal logoet fjernes fra og at Kiwa vil udføre spotcheck at dette er udført. Suspenderinger vil have en maksimumperiode på 6 måneder. Er der i den fastsatte periode ikke rettet op på de forhold der har ført til suspenderingen, indskrænkes eller tilbagetrækkes certificeringen. Indskrænkes certificeringen, skal denne stemme overens med certificeringsgrundlaget (dokumenteres ved audit).
Er de forhold der har ført til suspenderingen af en sådan art at certificeringen ikke kan opretholdes, trækkes certificeringen tilbage. Virksomheden gøres opmærksom på at de skal afstå fra at markedsføre sig med den nævnte standard/proces som de var certificeret til. Virksomheden gøres opmærksom på at alle reklamedokumenter samt hjemmesider mm. skal referencen til standard/processen fjernes fra og at Kiwa vil udfører spotcheck på at dette er udført.
Hvis virksomheden bringer forholdene i orden inden for suspenderingsperioden, og dette kan dokumenteres ved auditering af virksomheden, ophører suspenderingen og certificeringen forsætter til udløbsperioden afsluttes.
Ændringer/reduktion af certifikatets gyldighedsområde i forhold til:
Ny revision af standarden
Udvidelse af gyldighedsområdet
Ændringer i virksomhedens konstruktion /verifikation, eller at de ikke producere det aktuelle produkt /ikke har den aktuelle proces mere
Ved nye standarder skal virksomheden skriftligt gøres opmærksom på ændringerne. For ændringer i certificeringsstandarden vil overgangstiden normalt være 1 år, med mindre der fra akkrediteringsmyndigheder angives andet. Implementeringen af ændringen auditeres ved næstkommende besøg. På auditrapporten dokumenteres at virksomheden har bragt certificeringen ajour.
Fristen for produkt/proces ændringer er normalt 6 måneder. Implementeringen af ændringen auditeres ved næstkommende besøg. På auditrapporten dokumenteres at virksomheden har bragt certificeringen ajour.
Udvidelse eller indskrænkning af certifikatets gyldighedsområde
Ved udvidelse/indskrænkning af gyldighedsområde, implementeres disse efter den næstkommende audit, såfremt det godkendes.
FAQ om certificering
Kontakt os
Vil du vide mere om vores services inden for certificering? Kontakt os.
Kontakt