Klage, ophævelse og suspendering

Tilbagetrækning af et certifikat er en sag som kun Kiwas ledelse kan afgøre. Kiwa vil suspendere eller tilbagetrække en certificering i f.eks følgende tilfælde:

  • Virksomheden går konkurs
  • Virksomheden overtages af anden virksomhed som ikke ønsker at videreføre certificeringen
  • Manglende betaling for besøg og/eller opfølgningsbesøg
  • Manglende lukning af afvigelser efter gentagende henvendelser
  • Systemer er efter gentagende opfølgningsbesøg ikke vedligeholdt
  • Virksomheden tillader ikke gennemførelse af audit med de krævede intervaller
  • Virksomheden beder frivilligt om suspendering

Virksomheden gøres skriftligt opmærksom på konsekvenserne af suspenderingen og skal skriftligt afstå fra at markedsføre sig som certificeret.

Virksomheden gøres skriftligt opmærksom på at Kiwa-certificeringslogo skal fjernes fra alle dokumenter, markedsføringsmateriale samt hjemmesider mm. Kiwa vil udføre stikprøvekontrol herfor.

Suspendering vil have en maksimumperiode på 6 måneder. Er der i den fastsatte periode ikke rettet op på de forhold der har ført til suspenderingen, indskrænkes eller tilbagetrækkes certificeringen. Indskrænkes certificeringen, skal denne stemme overens med certificeringsgrundlaget, hvilket dokumenteres ved audit. Er de forhold der har ført til suspenderingen af en sådan art at certificeringen ikke kan opretholdes, trækkes certificeringen tilbage.

Hvis virksomheden bringer forholdene i orden indenfor suspenderingsperioden, og dette kan dokumenteres ved auditering af virksomheden, ophører suspenderingen og certificeringen forsætter til udløbsperioden afsluttes.

I tilfælde af:

  • Ændringer/reduktion af certifikatets gyldighedsområde, enten i forhold til ændringer i virksomhedens konstruktion /verifikation, eller hvis de for eksempel ikke længere producere det aktuelle produkt, eller ikke har den aktuelle proces mere
  • Hvis ny revision af standarden forefindes

Skal virksomheden gøres skriftligt opmærksom på ændringerne, enten skriftligt på auditrapporten ved audit, eller ved skriftlig kontakt med en frist for at bringe certificeringen ajour. Fristen vil for produkt/procesændringer være 6 måneder. Ved det næste besøg auditeres der for, om ændringen er gennemført. På auditrapporten dokumenteres at virksomheden har bragt certificeringen ajour.

For ændringer i certificeringsstandarden vil overgangstiden normalt være 1 år, med mindre der fra akkrediteringsmyndigheder angives andet. Ved det næste besøg, passende med overgangstiden, auditeres der for om ændringen er gennemført. På auditrapporten dokumenteres at virksomheden har bragt certificeringen ajour.

Ankesager

Processen for ankesager er som følger:

Sammensætningen af personale til behandling af ankesager vil ikke indeholde personer der har deltaget i audit eller truffet beslutninger vedrørende certificering på den pågældende virksomhed.

Når en ankesag er modtaget bekræfter Kiwa dette over for appellanten. Denne holdes løbende underrettet om sagens fremskridt og resultatet. Herefter får appellanten formel besked om at ankesagen er afsluttet. Afgørelsen eller håndteringen af anken må ikke føre til diskriminerende handlinger.

Klager

Processen for klager er som følgende:

Når Kiwa modtager en klage bekræftes dette over for klageren, og det undersøges først om den omhandler certificeringsaktiviteter Kiwa er ansvarlig for. Er dette tilfældet behandles klagen.

Omhandler klagen en certificeret kunde, undersøges klagen med udgangspunkt i kundens ledelsessystems effektivitet. Kunden orienteres om klagen.

Kiwa indsamler og verificerer alle relevante oplysninger til validering af klagen. Dette gøres af personale der ikke har været involveret i emnet for klagen.

Klageren holdes orienteret om klagens fremskridt og resultat. Herefter får klageren formel besked om, at klagen er afsluttet.

Sammen med kunden og klageren afgør Kiwa Inspecta om klagen og løsningen, eller dele deraf, skal offentliggøres.​