Det årliga serviceavtalet garanterar att Itis utrustning fungerar som den ska och är säker

”När vi skötte inspektionerna själva var det lätt att missa saker. Nu är det mycket enklare för oss, eftersom vi kan lita på att besiktningarna genomförs i tid, år efter år”, säger Matias Lehtomäki, underhållschef på Itis. Besiktningarna omfattar bland annat hissar, rulltrappor, elektriska takskjutportar samt sprinkler- och brandlarmsystem.

Årlig översyn underlättar beslutsfattandet

Det utökade avtalet omfattar en årlig översyn, som köpcentrets ledning anser vara avgörande för att granska de mest kritiska aspekterna av den omfattande utrustningsparken. Detta möjliggör även planering av förebyggande underhåll och eventuella mer kostsamma reparationer, vilket i sin tur underlättar budgeteringen. ”Även om ett år på sätt och vis är en lång tid är det i vår bransch en lämplig cykel att stanna upp och se till helheten”, säger Lehtomäki. Naturligtvis åtgärdas kritiska säkerhetsrelaterade problem omedelbart. Besiktningsingenjören åtföljs alltid av underhållspersonal från anläggningen som omedelbart kan kontakta rätt tekniskt team för att åtgärda problemet.

Detta samarbete omfattar även en årlig faktureringsmodell som gör kostnadsuppföljningen enkel och transparent och möjliggör en tydlig årlig budgetering. Fakturor skickas kvartalsvis, vilket förenklar det ekonomiska administrativa arbetet, och kostnaden kan enkelt särskiljas från andra utgifter relaterade till underhåll av utrustningen.

Kommunikation stärker partnerskapet

Enligt Lehtomäki har kommunikationen och samarbetet med Kiwa varit bra och aktiva på många nivåer, både under besiktningarna och vid den årliga översynen. Lehtomäki säger också att han uppskattar Kiwas praxis att snabbt uppmärksamma förändringar i föreskrifter och lagar som rör besiktningar, vilket säkerställer att de inte kommer som en överraskning. ”Vi har inte kapacitet att aktivt följa upp förändringar i regelverket, så Kiwas proaktiva tillvägagångssätt ger oss ett mervärde”, konstaterar Lehtomäki.

Enligt Lehtomäki har planeringen av besiktningsdatum skötts självständigt och flexibelt, där Kiwas besiktningsingenjörer kommunicerar direkt med fastighetsförvaltningsteamet. Lehtomäki säger att fastighetsförvaltningsteamet har berömt de kunniga ingenjörerna, som det är enkelt och smidigt att samarbeta med.

Besiktningarna smälter in sömlöst i köpcentrets dagliga rutiner

Enligt Lehtomäki har besiktningarna inte orsakat några störningar, trots att de genomförs medan köpcentret är öppet för allmänheten. ”Det visar att de förstår hur köpcentret fungerar och kan inspektera den utrustning som kunderna använder på ett mycket diskret sätt”, konstaterar Lehtomäki. Enligt honom är besiktningarna framgångsrika när de inte är direkt synliga eller på annat sätt påverkar kundernas upplevelse, förutom genom att säkerställa att utrustningen är säker, funktionsduglig och uppfyller lagar och förordningar.

Itis har nyligen slutfört ett tvåårigt renoveringsprojekt som har kostat cirka €40 miljoner, under vilket alla kundområden renoverades och vissa av köpcentrets konstruktioner också modifierades. Utrustningsbeståndet har utökats, och gamla rulltrappor och automatiska dörrar har tagits bort och ersatts med nya. Lehtomäki är nöjd med att besiktningarna har fortlöpt utan problem och att samarbetet har gått smidigt även mitt i de kaotiska förändringsåren. Nyckeln till ett framgångsrikt samarbete har varit effektiv tvåvägskommunikation.

Itis är en SHORE-certifierad fastighet, och revisionen omfattar även övervakning av besiktningsprocesserna. Med tanke på Itis utländska ägarstruktur är revisionernas transparens och systematiska karaktär också viktiga faktorer. Kiwas tydliga och raka revisionssystem underlättar verifieringen av periodiska revisioner för både utländska revisorer och andra intressenter.